in Projecten

Wat heb jij nodig om goed en lekker te kunnen werken?

Dat is de vraag die ik een tijdje geleden heb gesteld aan het team van Nederland Kantelt om inzicht te krijgen in wat het team gebruikt en hoe je er het beste er op aan kan sluiten. Het was een mooi inzicht in hoe we allemaal werken en hierbij wil ik graag de vragen en mijn antwoorden met jullie delen. Omdat dit inzicht best wel waardevol kan zijn bij ieders eigen zoektocht naar orde, structuur en vooral flow.

1. Wat gebruik je nu om jezelf te organiseren?

Ik gebruik nu een mix van verschillende tools. Mail vooral om afspraken te maken met mensen waar ik incidenteel mee samen werk. Evernote om alle belangrijke informatie op te slaan van bookmarks tot verslagen. Daarnaast gebruik ik Sunrise waar zowel mijn todo’s als mijn afspraken zichtbaar zijn en verschillende services en kalenders instromen. Voor het wat intensievere contact gebruik ik Twitter DM en Whatsapp. Voor specialistische groepen Slack. Daarnaast helpen IFTTT en Zapier om dat hier en daar wat aan elkaar te knopen.

Verder houd ik mijn todo’s bij in Todoist.

2. Wat gebruik je om kennis vast te leggen?

Veel verschillende dingen geprobeerd. Nu voornamelijk Evernote, Google docs en De Wiki functie in Podio. Dit is erg afhankelijk van de personen waar ik mee samenwerk.
Zelf erg te spreken over Google docs en hoe je daar gezamenlijk in real time kan werken aan een document of artikel.

3. Wat gebruik je of heb je gebruikt om samen te werken met meerdere mensen?

Ik leef voornamelijk digitaal omdat ik praktisch altijd met decentrale teams heb gewerkt. Dus naast elkaar regelmatig ontmoeten gebruik ik om te overleggen vaak Skype en Appear.in. En dan het liefst de laatste. Meest makkelijk.

Ook wel wat gebruik gemaakt van Trello maar voor projectmanagement voornamelijk Podio. Heeft veel weg van facebook maar heeft nog veel meer functies ook kennis vast te leggen, te (groep) chatten en processen te faciliteren, taken toe te kennen enz. Je kan eigenlijk het behoorlijk naar je hand zetten.

Slack neemt wel een steeds grotere rol in maar zelf vind ik een conversatie gecentreerde tool niet handig. Hierdoor moet iedereen de conversatie fanatiek in de gaten houden en documenten moet je actief zoeken.

Ook aan het stoeien met Part-up een nieuwe manier van samenwerken met zwermen op (deel)projecten. Hier kun je een eigen domein aanmaken en zowel publieke als privé projecten aanmaken. Al is het nog niet echt projectsoftware. Het is een Nederlandse startup en het mooie is dat hierdoor binnen-buiten wordt opgeheven.

4. Wat voor wensen heb je om goed kennis vast te leggen en samen te werken?

Naast elkaar regelmatig spreken zowel on- als offline zoek ik ook graag eens in de week / 2 weken mensen op om een dag mee te werken. Spijkers met koppen te slaan. Plekken zoals s2m zijn daar perfect voor.

Om alles te coördineren en van elkaar op de hoogte te blijven werk ik het liefst met één digitale service /tool waar alles bij elkaar komt in plaats van diverse services die allemaal een aspect daarvan voor zijn rekening nemen.

Zo’n app is niet makkelijk te vinden, duur en wordt al gauw complex voor minder doorgewinterde gebruikers. Centraal staat voor mij projectmanagement en het vastleggen van kennis. En daar omheen ook mogelijkheden tot groeps- en 1 op 1 chat. Collaboratie over documenten. Aanmaken van bijvoorbeeld redactie processen.

Zelf werk ik al meer dan 3 jaar met Podio. Podio heeft een hoge leercurve en is niet heel sexy maar bied veel kansen om het zelf alles naar wens in te richten.

5. Hoe zou je idealiter inkomende verzoeken en vragen willen behandelen bij Nederland Kantelt?

Ik denk dat we voor de toekomst moeten denken aan een uitgebreide CRM (Customer Relations Management). Maar dan liefst één die het ook mogelijk maakt dat mensen onderling elkaar ook kunnen vinden, kunnen overleggen en hun contact kunnen vastleggen. Hierdoor wordt het meer een netwerktool in plaats van een organisatie gecentreerd waardoor je moeilijk schaalbaar bent.

Denk aan een helpdesk waar mensen elkaar ook kunnen helpen en verbinden en kennis zowel openbaar als privé kan bestaan. Dit is eigenlijk een soort mix tussen een CRM en een forum. Boeiende services zoals Zendesk en Nimble die veel communicatiekanalen samen brengen en mensen elkaar laat helpen zou ik een mooi begin vinden al heb ik er zelf nog nooit mee gewerkt.

 

Wat vind jij?